เรื่อง น่ารู้ เทคโนโลยี

เรื่อง น่ารู้ เทคโนโลยี การใช้ซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการประชุมออนไลน์อย่างไรให้ดูโปร

เรื่อง น่ารู้ เทคโนโลยี ซอฟต์แวร์ประชุมออนไลน์ ที่กำลังได้รับความนิยมมากขึ้น 

เรื่อง น่ารู้ เทคโนโลยี สำหรับคนทำงานและคนส่วนใหญ่ ที่กำลังมาแรงในช่วงโควิด คอมพิวเตอร์เบื้องต้น ในปัจจุบันหลายบริษัท มีนโยบายให้พนักงาน ทำงานจากที่บ้าน
และยังมีการทำงานผ่านช่องทางออนไลน์เยอะขึ้น เทคโนโลยีดิจิทัลที่น่าสนใจ 2021 สำหรับใครที่ต้องประชุมออนไลน์ หลายคนคงจะเคยใช้ Zoomข้อดีก็คือ การใช้งานที่ไม่ซับซ้อน อาจจะมีข้อด้อยอยู่นิดหน่อย ในเรื่องความปลอดภัย

แต่คนส่วนใหญ่ยังเลือกใช้งาน เพื่อการใช้งานZoomได้อย่างมีประสิทธิภาพ วันนี้จะมาแนะนำทริค การใช้งาน และการรักษาความปลอดภัย ที่คนส่วนใหญ่อาจมองข้ามไป ที่ควรรู้ไว้ เวลาใช้งานจะได้ดูโปรค่ะ

เรื่อง น่ารู้ เทคโนโลยี การใช้ซอฟต์แวร์ Zoom ที่ทุกคนควรต้องรู้

ซอฟต์แวร์ประชุมออนไลน์ มีการแชร์ข้อมูลกับคนอื่นได้ เทคโนโลยีรอบตัว สำหรับใครที่ต้องใช้งานอยู่ทุกวัน ต้องรู้ช่องโหว่ของZoom ในเรื่องของการรักษา ความเป็นส่วนตัวอีกทั้งมีฟีเจอร์มากมาย ที่มีเพิ่มมาในZoom ซึ่งทำให้การใช้งานสะดวกมากขึ้น จนมีคนหันมาใช้งานมากขึ้น จนกลายเป็นการล่อเป้า ให้กับพวกแฮกเกอร์ได้

“Zoom-bombing” หรือการมีผู้ไม่ประสงค์ดี สาระน่ารู้ ไอที ล่าสุด เข้ามาแฝงตัวอยู่ใน ผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นๆ ด้วย เหตุการณ์นี้เคยเกิดขึ้น ที่โรงเรียนแห่งหนึ่ง ในสหรัฐอเมริกา จึงทำให้กระทรวงศึกษาธิการ ได้แจ้งเตือนครูไม่ให้ใช้ซอฟต์แวร์ ในการสอนนักเรียน และยังมีเรื่องการแฮกเว็บแคม ที่ยังเกิดขึ้นอีกด้วยค่ะ

ถึงแม้ซอฟต์แวร์ จะได้เพิ่มประสิทธิภาพ ด้านความปลอดภัยแล้ว เช่น การเข้ารหัสแบบ end-to-end แต่ก็ยังมีข้อควรรระวัง เพื่อให้การใช้งาน ในทุกครั้งมีความปลอดภัยยิ่งขึ้น

เรื่อง น่ารู้ เทคโนโลยี

ทั้งนี้ยังมีฟังก์ชัน การบันทึกวิดีโอการประชุม บนคลาวด์ของ Zoom ที่มีเฉพาะสมาชิกที่เสียเงิน ซึ่งก็อาจกลายเป็นสิ่งที่ไม่ปลอดภัย สำหรับหลายคน
เพราะผู้ที่เป็นเจ้าของไอดี จะบันทึกเวลาที่มี การประชุมเก็บไว้ได้

และการถอดข้อความ รวมถึงไฟล์ที่ถูกส่ง ในกล่องข้อความ โดยจัดเก็บลงในระบบคลาวด์ หากมีผู้ใช้งานอื่น ๆ รวมถึงคนที่ยังไม่เคย เข้าร่วมประชุมออนไลน์มาก่อน แต่ได้รับอนุญาต ก็จะเข้าถึงได้ในภายหลัง

ข้อมูลส่งต่อให้กับ Facebook ถ้าหากไม่ต้องการ ให้ข้อมูลของคุณถูกเผยแพร่ไปที่อื่น ก็ไม่ควร login เข้า Zoom โดยใช้ Facebook เพราะมีงานสำรวจ
ให้ข้อมูลว่า Zoom ในเวอร์ชัน iOS มีการแชร์ไปยัง Facebook ในทุกครั้งที่คุณเข้าใช้งาน เช่น ข้อมูลตำแหน่งที่คุณอยู่ และความสนใจต่างๆ เพื่อส่งข้อมูลให้กับการตลาด เพื่อการยิงโฆษณาค่ะ

จากปัญหาที่เกิดขึ้นจึงทำให้ Zoom เพิ่มระดับการรักษา เทคโนโลยีมีอะไรบ้าง ด้านความเป็นส่วนตัว ของผู้ใช้งานมากขึ้น อีกทั้งยังพัฒนาฟีเจอร์ต่างๆ รวมถึงการอัปเดตเวอร์ชัน
สำหรับคนที่ต้องใช้งานอยู่เรื่อยๆ ควรเช็กการตั้งค่าพื้นฐาน และการรักษาความปลอดภัยส่วนบุคคล โดยกำหนดให้สิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล และหมั่นอัปเดตซอฟต์แวร์ให้เป็นปัจจุบันค่ะ

มารยาทการใช้งานซอฟต์แวร์ เมื่อต้องเข้าร่วมประชุมออนไลน์ รู้ไว้ได้ใช้แน่นอน

1. การปิดเสียงเปิดกล้องเอาไว้ คืออันดับแรกที่ต้องทำทันทีที่เข้าใช้งาน Zoom เพราะระหว่างรอเริ่มการประชุม หรือในขณะมีอีกฝ่ายพูดอยู่ตอนประชุม
ถ้าหากคุณเปิดไมค์ทิ้งไว้ อาจจะมีตอนที่คุณเผลอคุย หรือมีคนที่อยู่รอบตัวคุณ พูดอะไรออกมา ก็จะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมออนไลน์คนอื่นๆ ได้ยินกันหมด
ซึ่งถือว่ามารยาทพื้นฐาน ในการประชุมออนไลน์เลยค่ะ

2. อย่าหายไปจากหน้าจอ นานเกินไป เพราะตอนนี้ Zoom ได้ออกฟีเจอร์ติดตามความสนใจ ซึ่งสามารถตรวจจับได้ ว่าคุณกำลังให้ความสนใจ กับการประชุมที่หน้าจออยู่หรือไม่ ถ้าหากสายตาคุณนั้น เกิดหายไปจากหน้าจอ หรือหันไปให้ความสนใจสิ่งอื่น เป็นเวลานานเกินไป Zoom จะแจ้งเตือนไปที่เจ้าของ
การประชุมทันที

ถ้าหากเจ้าของการประชุม ได้เปิดใช้งานฟังก์ชันนี้ไว้ ถึงแม้ผู้เข้าร่วมประชุม จะมากแค่ไหน แต่ก็จะสามารถรู้ได้ ดังนั้นในขณะการประชุมที่ใช้เวลานาน
ให้คุณใช้การจดบันทึกการประชุม หรือเปิดอ่านไฟล์เอกสาร ที่ประกอบการประชุม มีการตอบโต้ และแสดงความคิดเห็น ในระหว่างการประชุม
ซึ่งจะทำให้คุณมีสมาธิ และยังแสดงถึงการตั้งใจฟังอีกด้วยค่ะ

2. การเปลี่ยนพื้นหลัง เปลี่ยนชื่อ เพิ่มรูปโปรไฟล์ ถือว่าเป็นฟังก์ชันพื้นฐาน ที่ต้องตั้งค่าทุกครั้ง ก่อนเข้าร่วมการประชุม เพราะสภาพแวดล้อมของบ้านบางคน ก็อาจจะไม่เหมาะสม ในการที่จะประชุม เช่นของที่บ้านรก หรือมีคนอยู่ในบ้าน เดินไปเดินมาอยู่ข้างหลัง อยู่ตลอดเวลา

ซึ่งจะเป็นการรบกวนสมาธิและทำให้ดึงความสนใจ ของผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่น จากสิ่งที่กำลังประชุมกันอยู่ค่ะ

เทคโนโลยีมีอะไรบ้าง

วิธีเปลี่ยนพื้นหลังนั้น ทำได้ทั้งบนเดสก์ท็อป และจากแอปมือถือ ให้เข้าไปที่การตั้งค่า โดยจะเลือกพื้นหลังที่มีอยู่ หรืออัปโหลดภาพที่ต้องการ เข้าไปก็ได้ค่ะ
เช่นเดียวกับชื่อ ที่ใช้ในการเข้าใช้งาน Zoom ซึ่งส่วนมากจะใช้ ตัวอักษรภาษาอังกฤษ แนะนำว่าควรใช้ชื่อคุณ หรือชื่อที่คนอื่นๆ รู้จักคุณ

ซึ่งจะทำให้ผู้อื่นง่ายต่อการจดจำ หรือสามารถแยกแยะได้ เทคโนโลยีสารสนเทศ ที่น่าสนใจ ซึ่งจะไม่ซ้ำกับผู้ใช้งานคนอื่นอีกด้วย โดยวิธีนี้จะไม่ทำให้คุณถูกลืม และเป็นการสร้างตัวตนในการประชุมออนไลน์ค่ะ

ซึ่งการเปลี่ยนชื่อมีอยู่ 2 วิธี ทั้งแบบชั่วคราว และถาวร ถ้าคุณอยากจะเปลี่ยนชื่อชั่วคราว ก่อนที่จะเริ่มการประชุม ให้กดที่ปุ่มผู้เข้าร่วม ซึ่งอยู่ข้างล่างของหน้าจอ ไปที่ตำแหน่งเหนือชื่อของคุณ แล้วเลือกคำว่าเพิ่มเติม แล้วก็จะสามารถเปลี่ยนชื่อได้ พอพิมพ์ชื่อเสร็จแล้ว จากนั้นก็กดตกลงค่ะ

ถ้าหากต้องการ เทคโนโลยี สมัยใหม่ ใกล้ตัว เปลี่ยนชื่อแบบถาวรทุกครั้งที่เข้าใช้งาน ให้ลงชื่อเข้าใช้งานในเว็บ Zoom จากนั้นเลือกที่โปรไฟล์ บริเวณมุมขวาบน อยู่อีกฝั่งชื่อของคุณแล้วกดปุ่มแก้ไข พิมพ์ชื่อที่ต้องการ แล้วเลือกบันทึกการเปลี่ยนแปลง เพียงเท่านี้คุณก็จะได้ชื่อ ที่จะแสดงอยู่ในทุกการประชุม ทั้งนี้ยังสามารถเข้ามา

แก้ไขชื่อได้ตลอด นอกจากนี้ยังสามารถเปลี่ยนรูปโปรไฟล์ ทั้งแบบชั่วคราวที่ทำในแอป และเปลี่ยนแบบถาวรได้ในเว็บ โดยมีวิธีการเดียวกันกับ
การเปลี่ยนชื่อเช่นกันค่ะ

3. การสร้างห้องระหว่างรอ เป็นการรักษาความปลอดภัย และให้ความเป็นส่วนตัว ให้กับการประชุมออนไลน์ ในกรณีที่คุณ เป็นเจ้าของการประชุม เป็นสิ่งที่ควรทำมากที่สุดค่ะ ถึงแม้ว่า Zoom จะมีการพัฒนาให้เข้ารหัสแบบ end-to-end และวิธีอื่นๆ เพื่อรักษาความปลอดภัยมากขึ้นแล้ว

การสร้างห้องระหว่างรอ เป็นการป้องกันคนที่ไม่เกี่ย วข้อง เทคโนโลยีใหม่ๆ ในอนาคต ที่จะเข้ามาในการ ประชุมออนไลน์อีกด้วยค่ะ เพียงการเปิดใช้งานการอนุมัติ ผู้ที่จะเข้าร่วมประชุมเพื่อที่คุณจะดูก่อนว่า มีคนอื่นที่ไม่เกี่ยวข้อง พยายามเข้าร่วมการประชุมหรือไม่ มีวิธีการง่ายๆ ดังนี้ค่ะ ให้เลือกที่การจัดการบัญชี
จากนั้นเข้าไปการตั้งค่าบัญชี เลือกที่การประชุม แล้วกดไปที่ห้องรอ เพื่อตั้งค่าการใช้งาน

อีกทั้งคุณยังสร้างห้องประชุม เทคโนโลยีใหม่ๆ 2022 สำหรับการประชุมย่อยได้อีกด้วย ซึ่งจะแยกการประชุม ที่มีผู้เข้าร่วมประชุมเยอะๆ ของคุณ ออกเป็นห้องเล็กๆไม่เพียงเท่านี้ คุณสามารถสร้างห้องแยกได้อีก ให้ไปที่การจัดการบัญชี เลือกการตั้งค่าบัญชี ซึ่งมีตัวเลือกการประชุมไปที่คำว่า Breakout Room และเช็กดูอีกทีว่าทั้งหมดได้เปิดใช้งาน การตั้งค่าแล้วค่ะ

เรียบเรียงโดย อลิส